SAM-rutiner behövs även i en verksamhet med färre än tio anställda. Enligt AFS 2023:1 ska rutinerna beskriva när och hur arbetsmiljöarbetet genomförs, vem som ser till att det blir gjort och vilka som medverkar. Kravet i 8 § på att just rutinerna ska vara skriftliga gäller när det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten.
Vad menas med en SAM-rutin?
SAM betyder systematiskt arbetsmiljöarbete. En rutin beskriver hur ett återkommande arbete ska gå till. Den hjälper berörda att veta när de ska agera, vad de ska göra och vem de behöver samarbeta med.
En rutin är därför något annat än resultatet från ett enskilt tillfälle. Beskrivningen av hur ni undersöker arbetsmiljön är en rutin. Riskbedömningen från den senaste undersökningen är ett underlag som arbetet har lett fram till. Båda kan behövas, men de fyller olika funktioner.
SAM-rutiner med färre än tio anställda: vad gäller?
Skillnaden i 8 § gäller formen, inte skyldigheten att ha rutiner. En liten verksamhet kan inte avstå från att bestämma hur arbetsmiljöarbetet genomförs med hänvisning till antalet arbetstagare. Arbetsgivaren ansvarar fortfarande för att arbetet fungerar.
Det kan vara praktiskt att skriva ner rutiner även när den bestämmelsen inte kräver det. Det är då en rekommendation i den här artikeln, inte ett påstående om ett generellt skriftlighetskrav för alla små verksamheter. Anpassa omfattningen till vad berörda behöver för att kunna arbeta tydligt och konsekvent.
Undvik att räkna varje arbetsgrupp som en separat verksamhet utan att bedöma organisationens verkliga förhållanden. Föreskriftens formulering avser arbetstagare i verksamheten. Den här artikeln ger inte en särskild beräkningsmodell för komplicerade organisationsstrukturer.
Viss dokumentation behövs oavsett storlek
Undantaget från skriftliga rutiner är inte ett undantag från all dokumentation. AFS 2023:1 innehåller andra bestämmelser som gäller oavsett om verksamheten har färre än tio arbetstagare:
- Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt enligt 11 §.
- Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan enligt 13 §, med ansvarig och tidpunkt.
- Vid allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner för att arbetet ska kunna utföras säkert enligt 10 §.
Andra föreskrifter kan ställa ytterligare krav beroende på arbetet. Använd därför inte antalet anställda som enda svar på frågan om en handling behöver finnas.
Pröva rutinen med fyra frågor
En kort genomgång kan visa om arbetssättet är tydligt:
- När? Vad utlöser arbetet och när ska det återkomma?
- Hur? Vilket arbetssätt använder ni och vilka underlag behövs?
- Vem? Vem ser till att arbetet genomförs?
- Vilka medverkar? Hur deltar berörda arbetstagare och skyddsombud?
Frågorna bygger på rutinens innehåll enligt 8 §. De är inte ett krav på fyra särskilda rubriker. Du kan samordna arbetsmiljörutinen med befintlig planering så länge det fortfarande är tydligt hur arbetsmiljöarbetet ska fungera.
Ett exempel från en liten verksamhet
Illustrativt exempel: En arbetsgivare med sex arbetstagare säger att alla pratar med varandra varje dag. Det kan underlätta kontakten, men visar inte ensamt hur en planerad förändring ska riskbedömas eller hur en åtgärd följs upp.
Arbetsgivaren behöver tydliggöra arbetssättet och se till att den dokumentation som krävs finns. Ett vardagligt samtal kan vara en del av undersökningen, men det ersätter inte den skriftliga riskbedömningen när riskerna bedöms.
Om en ansvarig person är frånvarande behöver andra dessutom veta hur frågan tas vidare. Den kontrollen kan visa om rutinen fungerar som ett gemensamt arbetssätt eller bara finns i en persons minne.
Vanliga missförstånd att undvika
”Under tio gäller inte SAM.” Storleksgränsen tar inte bort det grundläggande arbetsmiljöarbetet.
”Allt måste vara en stor pärm.” Utgå från reglernas faktiska krav och verksamhetens behov. Många dokument är inte automatiskt samma sak som tydliga rutiner.
”Vi skrev en rutin en gång.” Kontrollera att arbetssättet fortfarande stämmer när verksamheten förändras och att de berörda känner till det.
Läs den samlade genomgången av AFS 2023:1 för sammanhanget. Behöver du utveckla grundkunskaperna finns aktuellt innehåll för SAM-utbildning hos Kompetensutveckla.
Källa och privat avsändare
Regelkontroll den 28 september 2026 mot Arbetsmiljöverkets aktuella AFS 2023:1, 8, 10, 11 och 13 §§. AFS20231.se drivs av AB Kompetensutveckla i Sundsvall. Sajten är en privat informationsresurs, inte Arbetsmiljöverket.
Illustrationsfoto: Andrew Neel via Unsplash.