En SAM-rutin vid olika arbetstider behöver fungera även när arbetslaget och arbetsledaren inte träffas samtidigt. Beskriv hur arbetsmiljöfrågor tas emot, vem som hanterar dem och hur återkopplingen når berörda personer. Pröva rutinen tillsammans med dem som faktiskt arbetar på de olika tiderna.
Detta är privat information från AB Kompetensutveckla. Sajten tillhör inte Arbetsmiljöverket. Råden nedan gäller organiseringen av systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, och är inte en fullständig genomgång av regler om arbetstid eller nattarbete.
När mötet inte når hela arbetslaget
Ett återkommande dagmöte kan vara användbart för dem som deltar men lämna kvällspersonal utanför samtalet. Samma problem kan uppstå när olika grupper sällan överlappar. Om rutinen förutsätter att alla kan prata direkt med en viss chef behöver du undersöka hur den fungerar för övriga.
Börja med att fråga medarbetarna hur de tar upp frågor i dag. Var försvinner information? Vem får svar? Finns en kanal som några inte kan använda under sitt arbetspass? En sådan genomgång hjälper dig att formulera ett konkret behov i stället för att bara införa ännu ett möte.
Vad behöver en SAM-rutin beskriva?
AFS 2023:1, 8 §, kräver rutiner för arbetsmiljöarbetet som klargör hur det går till, när det sker, vem som ansvarar och vilka som medverkar. Enligt 6 § ska arbetstagare och skyddsombud ges möjlighet att medverka. Föreskrifterna pekar inte ut ett visst digitalt verktyg eller en särskild mötesform.
Det ger utrymme att anpassa arbetssättet till verksamheten. Läs vår introduktion till systematiskt arbetsmiljöarbete för sammanhanget. Här ligger fokus på att göra en rutin användbar när personer arbetar på olika tider.
Rita upp informationsvägen med ord
Beskriv först hur en vanlig arbetsmiljöfråga kommer in. Ange sedan vem som tar emot den, hur den förs vidare och hur den som lyfte frågan får återkoppling. Om mottagaren inte arbetar samtidigt som avsändaren behöver ni klargöra hur informationen blir tillgänglig och när den hanteras.
Skilj vanlig uppföljning från situationer som behöver omedelbar hantering. En brevlåda eller lista som någon läser senare är inte i sig en lösning för akuta risker. Rutinen behöver hänvisa till verksamhetens instruktioner och kontaktvägar för sådana situationer.
Ett tänkt exempel på återkoppling
En kvällsgrupp beskriver att en återkommande arbetsuppgift är svår att hinna med på det sätt som planerats. Frågan antecknas i den överenskomna kanalen och tas upp med ansvarig arbetsledare. Efter genomgång får gruppen veta vad som ska undersökas vidare och när den får nästa besked.
Enbart en anteckning om mottaget är inte alltid begriplig återkoppling. Skriv vad som händer härnäst utan att lova en färdig lösning innan frågan har bedömts. Exemplet visar ett arbetssätt för kommunikation och är inte ett påstående om någon verklig arbetsplats.
Kontrollera rutinen med alla berörda tider
- Kan varje arbetsgrupp hitta den aktuella rutinen?
- Vet gruppen vilken kanal som används för vanliga arbetsmiljöfrågor?
- Finns en tydlig mottagare och en fungerande väg vidare?
- Går återkopplingen att förstå även utan att ha deltagit i dagmötet?
- Vet berörda hur de får hjälp när frågan inte kan vänta?
- Har arbetstagare och skyddsombud fått möjlighet att påverka upplägget?
Detta är redaktionella kontrollfrågor. Använd dem för att pröva rutinen och välj bort detaljer som inte passar verksamheten. Be gärna en kollega förklara informationsvägen med egna ord; då ser du om instruktionen är begriplig utan extra muntliga förklaringar.
Undvik personberoende genvägar
En rutin som bygger på att en viss kollega alltid vidarebefordrar frågor blir sårbar vid frånvaro. En chatttråd utan tydlig mottagare kan också lämna deltagarna osäkra på om någon hanterar frågan. Klargör funktionerna och håll informationen samlad så att den går att använda även när personer byts ut.
Gör en ny avstämning när ni har provat arbetssättet. Fråga om informationen når fram och om svaren blir begripliga. Om en grupp fortfarande hamnar utanför behöver ni justera vägen, inte bara påminna gruppen om att läsa mer.
Källa och kunskapsstöd
Regelkontroll 9 oktober 2026: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1, gällande grundlydelse, särskilt 6 och 8 §§. Förslag och exempel i artikeln är redaktionella råd från AB Kompetensutveckla. För chefer, arbetsledare och skyddsombud som behöver fördjupa arbetssättet finns lärarledd SAM-utbildning på en dag; kursens omfattning och målgrupp kontrollerades samma datum.