Kort svar: När en ändring i verksamheten planeras ska arbetsgivaren undersöka om ändringen kan medföra risker för ohälsa eller olycksfall och bedöma riskerna innan ändringen genomförs. Riskbedömningen ska alltid dokumenteras skriftligt. Det ska framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga.
Detta följer av 11 § i AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. Kravet gäller oavsett hur många arbetstagare verksamheten har.
Vilka förändringar behöver riskbedömas?
Det avgörande är inte vad förändringen kallas utan om den kan påverka arbetsmiljön. En riskbedömning kan därför behövas inför exempelvis en omorganisation, nya arbetstider, flytt till andra lokaler, minskad bemanning, en ny maskin, nya kemiska produkter, ett nytt IT-system eller ändrade arbetsmetoder.
Bedömningen ska omfatta både fysiska och organisatoriska och sociala risker. En ny maskin kan skapa klämrisker och buller, medan ett nytt bemanningsschema kan påverka återhämtning, arbetsbelastning och ensamarbete. Samma förändring kan påverka olika grupper på olika sätt.
Gör bedömningen medan det fortfarande går att påverka
En vanlig brist är att bedömningen görs när beslutet redan är verkställt. Då blir den lätt en efterhandskontroll. Lägg i stället in riskbedömningen som en beslutspunkt i projektplanen: den ska vara färdig innan beställning, inflyttning, omorganisation eller driftstart.
Arbetstagare och skyddsombud ska ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. De kan ofta beskriva beroenden, toppar i arbetsbelastningen och praktiska risker som inte syns i en övergripande projektplan.
Det här ska den skriftliga dokumentationen visa
Föreskriften kräver att det framgår vilka riskerna är och om de är allvarliga. För att dokumentet också ska fungera i praktiken bör det tydligt ange:
- vilken planerad förändring som bedöms och vilka delar av verksamheten som berörs,
- vilka arbetstagare eller grupper som kan påverkas,
- identifierade risker och en bedömning av sannolikhet och konsekvens,
- om respektive risk bedöms som allvarlig,
- beslutade åtgärder, ansvarig person och tidpunkt,
- hur och när åtgärderna ska kontrolleras, och
- vilka som har deltagit samt datum för bedömningen.
En riskmatris kan vara ett stöd, men färgen i en ruta räcker inte. Beskriv risken konkret. ”Hög risk” säger mindre än ”ensamarbete uppstår efter klockan 20 utan fungerande larmrutin”.
Åtgärda före start – och använd en handlingsplan när det behövs
Enligt 13 § i AFS 2023:1 ska nödvändiga åtgärder genomföras omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Åtgärder som inte genomförs direkt ska skrivas in i en handlingsplan där det framgår när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ansvarar för den.
Prioritera att ta bort eller minska risken vid källan. Vid en lokaländring kan det betyda att ändra layouten, inte bara lägga till en instruktion. Vid hög arbetsbelastning kan det handla om resurser, prioriteringsordning eller ändrad fördelning av arbete.
Kontrollera utfallet efter förändringen
Riskbedömningen är en kvalificerad prognos. När förändringen har genomförts behöver arbetsgivaren kontrollera att åtgärderna fått avsedd effekt och att nya risker inte har uppstått. Bestäm kontrolltidpunkten redan i dokumentet och använd observationer, dialog, tillbud och relevanta mätetal som underlag.
En enkel arbetsgång
- Beskriv förändringen och vilka som berörs.
- Undersök riskerna tillsammans med arbetstagare och skyddsombud.
- Bedöm sannolikhet, konsekvens och om risken är allvarlig.
- Besluta om åtgärder innan förändringen genomförs.
- Dokumentera risker, åtgärder, ansvar och tidplan.
- Kontrollera resultatet efter genomförandet.
Riskbedömning vid förändring är en del av det löpande systematiska arbetsmiljöarbetet. Se även vår guide om årlig uppföljning av SAM.
Källa
Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1, särskilt 5–6 och 11–13 §§.
Den här artikeln är generell information och ersätter inte en bedömning av förhållandena i den egna verksamheten.